anskaffelser

Morten Aagaard, partner i Marstrand AS, har 35 års erfaring med juss, kontrakt og anskaffelser. Han har vært sentral i utviklingen av metodikk for kontraktstrategier som i dag benyttes av flere offentlige og private byggherrer. Morten arbeider med alle gjennomføringsmodeller, men har de siste årene vist spesiell interesse for samspill som gjennomføringsmodell. Han har et tverrfaglig perspektiv på kontrakt og anskaffelser.

Ida R. Sjøthun arbeider i avdeling anskaffelser i industrikonsernet Lyse og er leder for KunnskapsArena Anskaffelser.

KA Anskaffelser – møte 3: Hvordan lykkes med kontrakts- og anskaffelsesstrategi? Onsdag 14. juni kl. 13.05 – 14.25

En kontrakt- og anskaffelsesstrategi vil ha stor verdi når varer og tjenester skal anskaffes i forbindelse med et prosjekt, eller en rammeavtale.

Kontrakt- og anskaffelsesstrategien (også kalt konkurransestrategi) er den overordnede planleggingen av prosessen. Målet er todelt:

1. å sikre at behovet og formålet med anskaffelsen blir dekket på en best mulig måte, til lavest mulig kostnad
2. å sikre at anskaffelsesprosessen blir mest mulig effektiv, både internt og overfor leverandørene

Som en del av strategiarbeidet ser man på hvordan kontrakter og kriterier skal rigges, blant annet for å treffe leverandørmarkedet og ønsket risikoprofil best mulig. Inn i denne prosessen er dialogen med markedet (ref. forrige KA anskaffelser) svært viktig.

Å ta seg tid til å arbeide med kontraktstrategien, herunder anskaffelsesstrategien, kan føre til betydelige gevinster – også for mindre prosjekter. Noen ganger kan man faktisk få stor verdi ut av få timer!

En gjennomtenkt strategi bidrar til å gjøre arbeidet med klargjøring av konkurransegrunnlaget vesentlig mer effektivt og treffende, sammenlignet med en manglende overordnet plan hvor dokumenter utarbeides på et mer tilfeldig grunnlag. Nøkkelen til suksess ligger også her i et tett og godt samarbeid mellom anskaffelsesrådgiver, prosjektleder og relevante fagpersoner hos behovshaver, hvor roller og ansvar er tydelige og omforent.

Videre vil en god strategi med kontraktspakker som treffer godt, kunne bidra til bedre måloppnåelse i prosjektet, større sannsynlighet for å få ferdigstilt på tid, og potensialet for konflikt mellom de involverte aktørene reduseres. Man sikres typisk mer valuta for pengene.

Arbeid med rammeavtaler reiser særlige utfordringer internt hos oppdragsgiver, da dette oftest ikke er noen sin «baby» på samme måte som et konkret prosjekt – og potensielle brukere kommer kanskje fra ulike deler av virksomheten. Hvordan sikre kapasitet, motivasjon og effektive og gode prosesser da?

• Morten Aagard er partner i konsulentfirmaet Marstrand, og har arbeidet med en rekke kontrakt- og gjennomføringsstrategier for prosjekter de siste 15 årene. Et av Mortens hovedfelt er tidlig fase av prosjekter. Han har utviklet en metodikk for valg av kontrakt- og gjennomføringsstrategi i prosjekter, og har som rådgiver for offentlige virksomheter som Statsbygg, Bane NOR, Nye Veier, Avinor, Politiet, Forsvaret, en rekke kommuner og private oppdragsgivere vært en drivkraft i utviklingen av nye kontrakts- og gjennomføringsmodeller i bygg og anleggsbransjen. Morten vil presentere Marstrands metode for kontrakt- og anskaffelsesstrategi, og dele av sine erfaringer.
• Ida Sjøthun i Lyse vil dele erfaringer fra hvordan Lyse-konsernet arbeider med kontrakt- og anskaffelsesstrategier innenfor bygg, anlegg og materiell, herunder for anskaffelse av rammeavtaler. Hun vil fortelle om utfordringer som har oppstått i ulike prosesser, herunder i samarbeidet og forståelsen mellom anskaffelsesmiljøene og de øvrige fagmiljøene – og hvilke grep som er tatt for å jobbe bedre og mer effektivt sammen.
• Kommentarer, spørsmål og diskusjon

Formålet med KA Anskaffelser er å sette et særlig søkelys på hvordan samhandling på tvers er en nøkkel til suksess – for å få til effektive anskaffelsesprosesser som treffer best mulig. På oppdragsgiversiden er det en forutsetning for en god prosess at anskaffelsesmiljøene på den ene siden, og teknisk personell, økonomer, prosjektledere og andre som er involvert i anskaffelser på den andre siden, forstår hverandres verdener. Særlig for offentlige anskaffelser må leverandørene ha tilstrekkelig kunnskap om regelverk og prosess for å ikke spille seg ut av konkurranser.

Seansene i denne KA-en er tenkt bygd opp i tråd med kronologien i en anskaffelsesprosess.  Ta kontakt med Ida R. Sjøthun på telefon 476 46 133 eller epost idas@lyse.no ved spørsmål.

KunnskapsArenaer er forbeholdt partnerne i Prosjekt Norge. Videresend  gjerne fremtidige møter i KA Anskaffelser til personer i ditt selskap, både i prosjektmiljøene og anskaffelsesmiljøene.

• Dette vil også være interessant for kommuner og fylkeskommuner og disse oppfordres til å melde seg på. Prosjekt Norge har et pågående satsingsområde for bedre prosjektprosesser ved Bransjeråd Kommuner.
• Vi inviterer også flere nettselskaper til å teste ut eventuelt partnerskap i PN ved å delta på KA Anskaffelser som ledes av Ida R. Sjøthun fra Lyse. Lnett (tidligere Lyse Elnett) er partner i PN.

  Ta gjerne kontakt med senterledelsen om du har spørsmål.

Cecilie Blytt er statsviter og seniorrådgiver i Direktoratet for forvaltning og økonomistyring (DFØ). Hun har jobbet strategisk og operativt med anskaffelser innen bygg, anlegg og eiendom i en årrekke.

Ingrid Bjerke Kolderup er jurist og seniorrådgiver i DFØ. Hun har jobbet strategisk og operativt med anskaffelser og bærekraft, særlig miljø i ca 30 år.

John Atle Haugland er jurist og avdelingsdirektør i kontrakt og marked Utbygging i Statens vegvesen. Han har jobbet strategisk og operativt med anskaffelser og kontraktsoppfølging innen anlegg, olje og energi i en årrekke.

Ida R. Sjøthun arbeider i avdeling anskaffelser i industrikonsernet Lyse og er leder for KunnskapsArena Anskaffelser.

For at anskaffelsesressursene skal kunne bidra med å gjennomføre en god og treffende markedsdialog, må de ha en god nok forståelse av hva som faktisk er oppdragsgivers behov (også på teknisk plan) – og hva som er viktig for oppdragsgiver.

En grunnleggende forutsetning for å lykkes med markedsdialog er at prosjektleder/teknisk personell og innkjøpsrådgiver forstår hvordan regelverket setter begrensninger som man må ta hensyn til og ulike måter en kravspesifikasjon kan bygges opp på.  Hva som er lov, og hva som er lurt. Svarene fra markedsdialog er kun utgangspunktet for hvordan konkurransegrunnlaget med krav og vilkår kan formuleres.  Oppdragsgiver må konkret vurdere hvordan, og om den informasjonen de har innhentet faktisk kan brukes i den konkrete konkurransen.  For at dialogen skal få mest mulig nytteverdi for oppdragsgiver, må også leverandørene forstå formålet med dialogen – i lys av de rammer som relevant regelverk setter.

Videresend  gjerne fremtidige møter i KA Anskaffelser til personer i ditt selskap, både i prosjektmiljøene og anskaffelsesmiljøene.

• Dette vil også være interessant for kommuner og fylkeskommuner og disse oppfordres til å melde seg på. Prosjekt Norge har et pågående satsingsområde for bedre prosjektprosesser ved Bransjeråd Kommuner.
• Vi inviterer også flere nettselskaper til å teste ut eventuelt partnerskap i PN ved å delta på KA Anskaffelser som ledes av Ida R. Sjøthun fra Lyse. Lnett (tidligere Lyse Elnett) er partner i PN.

  Ta gjerne kontakt med senterledelsen om du har spørsmål.

Formålet med KA Anskaffelser er å sette et særlig søkelys på hvordan samhandling på tvers er en nøkkel til suksess – for å få til effektive anskaffelsesprosesser som treffer best mulig. På oppdragsgiversiden er det en forutsetning for en god prosess at anskaffelsesmiljøene på den ene siden, og teknisk personell, økonomer, prosjektledere og andre som er involvert i anskaffelser på den andre siden, forstår hverandres verdener. Særlig for offentlige anskaffelser må leverandørene ha tilstrekkelig kunnskap om regelverk og prosess for å ikke spille seg ut av konkurranser.

De kommende seansene er tenkt bygd opp i tråd med kronologien i en anskaffelsesprosess. Dialog med markedet er første tema ut. Dette er sentralt i fasen behovsavklaring/anskaffelsesstrategi, men er et område hvor særlig offentlige oppdragsgivere ofte har mye å gå på.

Ta kontakt med Ida R. Sjøthun på telefon 476 46 133 eller epost idas@lyse.no ved spørsmål.