På frokostseminaret om kommunikasjon kom det frem at det var store unødvendige belastninger på den enkelte organisasjonen og de ansatte på grunn av manglende innsikt i å velge funksjonelle verktøy. Dette resulterer bl.a. i feil bruk av e-post og telefon. Det var derfor enighet om at det er mye effektivisering å hente på å strukturere kommunikasjonen og bruken av kommunikasjonsmidlene på en bedre måte.

Det virker som om det er slik at når man ikke helt vet hvordan man skal kommunisere, bruker man e-post. Da gjerne med kopier i øst og vest. Samtidig ble det hevdet at det ofte er mer effektivt å heller ta en telefon og fullføre henvendelsen i én  operasjon, fremfor å bruke e-post frem og tilbake.

Den voldsomme mengden e-post som hoper seg opp i inn-boksen er problematisk. Når det gjelder telefon så blir også denne ofte overbelastet av uautoriserte innringere slik som markedsførere, svindlere o.l. Derfor unnlater man i økende grad å svare hvis man ikke kjenner den som ringer. Dette bidrar til at det på forhånd må etableres en godkjenning fra den som skal svare på telefonen for at man kan forvente å få svar.

Postdoc. Thomas Wold fra universitetet i Bergen pekte på flere sentrale punkter rundt kommunikasjon.

Prosjektplattformer – hvor mange kommunikasjons-plattformer skal man ha?

Undersøkelser viser at nesten alle foretrekker å kommunisere ansikt til ansikt. Videomøter fungerer bedre etter at deltagerne tidligere har møttes ansikt til ansikt. Epost bruke mye for å ha et sporbart arkiv, men språkbruken og tolkningen i e-post kan bli variabel og unøyaktig.

Trenger vi all info – eller bør vi heller bruke det vi vet på en bedre måte?

Førsteamanuensis Ole Andreas Alsos, NTNU – pekte på at da leger gikk over fra papir til digitale verktøy gikk kommunikasjonen i stå fordi legene ikke lenger hadde øyekontakt med pasientene.

Ellers pekte han på at Norges offentlig og forretningsmessig i stor grad er tuftet på tillit og at «alle skal med».  Dette kan være et konkurransefortrinn, men det er også krevende fordi alle skal ha info, alle skal uttale seg , alle skal vite alt.  Dette Innebærer en enorm spredning av kommunikasjon på e-post. Er dette funksjonelt og formålstjenlig? Bør man i økende grad overlate til interessentene å selv søk opp informasjonen i stedet for å sende den ut?

Dokumentasjon gjennom e-post gjør også at mange bruker uforholdsmessig lang tid på å skrive en del e-poster som kunne vært unngått ved å tatt en prat i stedet. Årsaken  til dette er at man vegrer seg for å sende fra seg noe skriftlig som ikke føles 100% bra. I muntlig samtaler er dette kravet mye lavere.

Man må ta stilling til hvilken informasjon som må distribueres og hvilken som kan lagres søk-bart. Dette vil gi en betydelig reduksjon i antall e-post, samtidig som det også vil bidra til å redusere antall interessenter som egentlig ikke er en del av prosessen, men som vår tradisjonelle demokratiske tankegang åpner for at de eventuelt likevel skal kunne mene noe.

Hva må gjøres?

Alle organisasjoner og bedrifter har et stort potensial for tids-besparing gjennom å prioritere utarbeidelse av en kommunikasjons-plan som viser hvilke kommunikasjonsmidler som skal brukes til hva, og velge verktøy ut fra dette. I tillegg må man bevisstgjøre de ansatte om hvordan kommunikasjonsmiddelet skal brukes.

Vi vil rette en stor takk til Dovre Group for utmerket vertskap.