Før vi presenterer referatet, så har vi en interessant annonsering om BIM-leveranser

Prosjekt Norge har et prosjekt for utvikling av en veileder for hvordan skal stille krav til informasjonsleveranser (krav til «I-en i BIM-en») – og dokumentere (kontrollere) at disse kravene er oppfylt, sett ut fra prosjekt- og/eller prosjekteringsleders behov. Ta kontakt med Eilif på e-post eilif.hjelseth@ntnu.no om du er interessert i å høre mer / bli med.

Det vil arrangeres en workshop i slutten av november / begynnelsen av desember. Tid og sted – i Oslo, blir bestemt om kort tid. Følg med på nettsiden til Prosjekt Norge.

Oppsummering av KA-møtet den 29.10:

Faglig presentasjon av siviløkonom John Birger Westad, i Mentek. Det var over40 personer som deltok på webinaret. Temaet videreføres på nytt webinar 3. des. 2021 kl 10 – 10:55

Hovedpresentasjon av John Birger Westad   Opptak 1

Supplerende presentasjon av Eilif Hjelseth  Opptak 2

Spørsmål om opptakene? Send e-post til wenche.langholm@ntnu.no

Webinaret startet med en kort innledning av Wenche Langholm i Prosjekt Norge og Eilif Hjelseth, leder for KA-Digital samspill og professor i digitalisering på NTNU. Referatet er basert på spørsmål og kommentarer i Teams. Alle spørsmål og kommentarer er anonymiserte. De ble stilt fortløpende under webinaret som ble lest opp av Eilif Hjelseth.  Det som her gjengitt her er korte svar/kommentarer fra Eilif – og John Birger (se opptak for mer utfyllende svar).

CHAT:

Spørsmål/Kommentarer: (Eilif Hjelseth) Kom med spørsmål – Jeg samler opp og presenterer (anonymt) dette på slutten

Svar:  Det er lettere å oppfatte spørsmålene og gi et ordentlig svar på denne måten. Ref. nedenfor.

 

S/K: Er det digitaliserings budsjett eller byggeprosjekt budsjett vi prater om?

Svar:  Eksemplet som ble referert dreier seg om et digitaliseringsbudsjett/- prosjekt. Byggeprosjektene har tilsvarende utfordringer.

 

S/K: Det må ha vært fantastisk kvalitet på produktet, når mål for tid og kost ikke ble nådd.

Svar:  Det må jo antas at brukerne er fornøyde og at man har oppnådd noen gode effekter. Med overskridelser på 5 ganger opprinnelig budsjett og forsinkelser vil det kreve minst 5 ganger så god avkastning enn det man så for seg når beslutningen ble tatt om å starte. Den informasjonen burde vært en del av beslutningsgrunnlaget. Det var den åpenbart ikke. Derfor var ikke prosessen i forkant god nok. Det er alltid mulig å lage fantastiske løsninger om de får koste det de koste vil, men slik kan man ikke drive forretning.

 

S/K: Hva menes med «beste praksis» i denne historien? Bestepraksis i å utvikle digitale løsninger? Eller beste digitaliseringspraksis i byggeprosjektet?

Svar:  Begge deler omfattes av begrepet beste praksis. Det er 4 perspektiver her: (1) Man innoverer og tester på piloter. (2) Man implementerer digitale løsninger for hele bransjen, dvs. de er klare til bruk for planlegging og gjennomføring av byggeprosjekter. (3) Man tar i bruk løsningene for planlegging og gjennomføring av de enkelte byggeprosjektene. (4) Nå er de digitale løsningene utviklet og implementert i næringen, og man er klar til å adressere læringsutfordringene ved planlegging av byggeprosjektene.

 

S/K: Kan gjerne tenke meg å kommentere dette: HVIS prosjektet ble gjennomført smidig og kunden hele veien var enig i de nye iterasjonene kan det fortjene en pris dersom gevinsten var større en kostnad (selv om den var 5*)

Svar:  Ja, det kan jo tenkes, men er det sannsynlig? Jeg stiller spørsmålstegn ved dynamikken i et slikt samarbeide. De toneangivende vil gjerne være noen få kompetente nøkkelpersoner. Resten av organisasjonen henger etter. Det dreier seg også om avkastningen står i forhold til investert kapital.

 

S/K: Hvem var bestiller av den digital løsningen BH eller hovedentreprenør

Svar:  Det refererte eksempelet var ikke hentet fra byggenæringen.

 

S/K: Droppet man digitale 2D tegninger i prosjektet og kun skulle bygge etter 3D modell? Det kan forklare hvorfor denne kjempesprekken oppstod.

Svar:  Eksempelet er ikke hentet fra byggenæringen. Budsjettsprekken forklares med utilstrekkelige læringsprosesser i kundens forberedelser og samarbeidet i gjennomføringsfasen. Det samme gjelder likevel i byggenæringen med kommunikasjon og samarbeide på tvers av fagområder og organisatoriske grenser i leveransekjeden.

 

S/K: Digitalisering er ofte dyrt i første omgang, men vil gi ringvirkninger i industrien i form av effektivisering senere. Tidsoverskridelser kan være mye grunnet omlegging av samarbeidsnettverk som krever læring av de som er involvert i prosjektet og arbeider i bransjen. Mener du at beste praksis er feil mental modell når man inkluderer digitalisering? …hvor digitalisering er definert som en innovasjonsprosess?

Svar:  Beste praksis er ikke feil mental modell i innovasjonsprosesser, men den må komme til uttrykk i en konkret metode. En mental modell blir lett utydelig og ikke egnet til deling med næringen. Et annet poeng er at det er forskjell på et innovasjonsprosjekt og etterfølgende prosjekter for innføring i verdikjeden. Her ligger endringsutfordringene. De to scenariene krever ulike læringsstrategier.

 

S/K: For å nå Effektmålet så må ført Resultatmålet nås. Resultatmålet består av trekanten: Kostnad og Tid og Ytelse. Om prosjektet får høyere kostnad (kan skyldes mye utvikling) og den Tiden som kommer koster. Om Prosjektes opprinnelige budsjett var får optimistisk er for et IKT prosjekt litt Agilt – for hvor langt skal prosjektet gå og når vil Leder stoppe utviklingen. Bransjene er preget av overdreven optimisme.

Svar:  Overdreven optimisme kan skyldes mangel på kunnskap, men det finnes også mye kunnskap. Det er ofte slik at noen vet, men at de av forskjellige årsaker ikke finner det klokt å signalisere dette. Konsekvensen kan jo bli at prosjektet ikke startes eller avbrytes. Ikke alle ser seg tjent med det.

Det kan være fristende å treffe valg som tilsynelatende fremstår som snarveier. Man blir lett straffet senere ved at man bruker mange ganger så store ressurser på å rydde opp i prosjektet. Det er mer effektivt å bruke ressurser i forkant på grundige læringsprosesser/ forankring.

Agile metoder er egnet til å produsere gode løsninger, men de er kostnadsdrivende og gir ingen veiledning eller garanti for omstilling/ gevinstrealisering.

 

S/K: Sett fra en Hovedentreprenørs side kan digitalisering bli et stort problem på et prosjekt dersom bestiller ikke forstår at enkelte funksjonskrav i kontrakt kan redusere prosjektets effektivitet . Dette grunnet manglende støtte i eksisterende løsninger tilgjengelig og i verktøy man pålegges å benytte. Digitalisering er ikke prosjekt – det er prosess. Dersom man bare fokuserer på prosjekt-leveranser, vil suksess være vanskelig.

Svar:  Er litt usikker på hva det spørres om her. Om man ønsker å bidra til omstilling i næringen er det viktig at bestiller bruker sin innkjøpsmakt for å sette krav til digital funksjonalitet og metoder. De leverandørene som ikke har dette, har da en utfordring.  Man må ta innover seg at markedet er i endring. Det er ikke annet å gjøre enn å omstille seg for å henge med.

 

S/K: Dersom man skal lære mellom prosjekter så krever det å endre nettverksrammene som er ganske etablert og konkurransepreget i byggebransjen. Det krever og at man får gjennomføringsmodeller og kontrakter hvor aktører deler kostnader for digitalisering (innovasjon av oppgaver og prosesser).  Kostnader kan være grunnet stopper i de sosiale nettverkene som gjør at man ikke får optimalisert effekten av digitale løsninger.

Svar:  Vi står i en digitaliseringsrevolusjon. Endring er påkrevet. Du har rett i dine observasjoner. Derfor er det naturlig at endringsprosessene drives gjennom BNL og på nasjonalt plan. Her snakker vi også om akademia, forskning, kommune og stat. Siloene bør rives ned.

Samspillskontrakter kan også være et tema her.

Noen må ta investeringene, mens andre får fordelene. De som får fordelene bør likevel kunne betale i form av en lisens, etter min vurdering.

Så vidt jeg kjenner til går det flere initiativer på dette.

 

S/K: Beste praksis baserer deg ofte på status qou, og mangler de lange tankene på hvor man skal være litt lenger framme

Svar:  Enig. Man går i de samme sporene. Dermed gjentas fortidens feil. Det går prosesser i flere fagmiljøer angående fremtidig tilnærming.

 

S/K: Er det vanlig i disse prosjekter å foreta gevinstrealiserings-beregninger før prosjekter besluttes og startes, og følges de opp underveis til man «har gevinsten i hånda»?

Svar:  Det er et ideal, som det snakkes mye om. Det syndes nok mye. Det er heller ikke alt som kan kvantifiseres.

 

S/K: Beste praksis som er nevnt, er prosjektmetoder. Gevinstrealiseringen skjer stort sett etter prosjektet er ferdig. Det finnes metoder for gevinstplanlegging og -realisering som dekker dette.

Svar:  Mitt anliggende er at noe må gjøres med virksomhetens innsikt for å forberede dem for gevinstrealisering slik at de ser og forstår hvordan endringsgapet kan lukkes. Da er riktige læringsstrategier fra de tidligste fasene avgjørende. Behovsanalysefasen er et godt sted for å bygge innsikt. Læringsstrategien må også formidles via anbudsinnbydelsen slik at konsulentene danser i takt seg imellom og med kunden sin.

 

S/K: Læring er en varig endring av adferd. De prosesser og rutiner som bedriften har etablert, både formelt og ikke minst er udokumentert, vil bli sterkt utfordret ved et Digitalisering. Digitaliseringsprosjektet må i større grad ‘røyke ut’ de udokumenterte prosessene, og da spesielt etablere læring for disse områdene i bedriften.

Svar:  Ja, definitivt. Man trenger en metode som tilrettelegger for en prosess som ender opp med en forankret læringsstrategi for digitaliseringen. Den vil støtte endringene.

 

S/K: Interessant at du bringer opp læringsproblematikken. Læringsorientert miljø vil jo være på prosjekt og teamnivå, men lærings rettet oppførsel vil være på individnivå som krever engasjement. Læring vil heller ikke nødvendigvis endre oppførsel, endring i oppførsel krever også støtte i form av leder og nettverk. Tenker du dette er industrien sitt ansvar å sikre, eller er det enkeltprosjektene?

Svar:  En god observasjon. Det er industriens ansvar å forankre strategier. Næringens bedrifter må få opplæring på metoden (Utviklingsorientert Prosjektledelse (UP)). Metoden benyttes deretter til å forankre det forestående prosjektet hos ledelsen (gevinsteiere), øvrig nettverk og nøkkelpersoner. Prosessen ender opp med en forankret læringsstrategi som beskriver de enkeltes læringsbehov og roller. Metoden trekker inn krav til adferd, som knyttes til prosjektets mål. Dermed kan den følges opp i prosjektet.

 

S/K: Egen erfaring:

Bruk de som har behovet for ny digital løsning (eks. Modellbasert styringsverktøy) som aktive premissgivere (Eks. PL i byggeprosjekt).

Bruk prosjektledelse i digitaliseringsprosjekt som frostår brukeren (PL) sine perspektiver. Prosjektlederen digitaliseringsprosjekt må forstå hva som kan gi tidlig gevinst i linjeorganisasjonen

Jobb med små piloter i iterative prosesser. Løft erfaringene opp i linja, synliggjør de tidlige gevinstene

Digitalisering er meget bra og effektivt dersom man gjør det riktig. For å kunne gjøre digitalisering riktig må verktøy og metodikk være implementert. Implementering av beste praksis er vanskelig og de fleste får ikke dette til på en bra måte på kort tid

Svar:  Det tar tid, og det er viktig. Det begynner å haste for å henge med i digitaliseringen. Viktig at ledelsen og brukerne er i forkant. Pass på at de ikke blir hengende etter. Riktig metode er nødvendig.

 

S/K: Jeg synes det blir for enkelt å se på kostandene ved å bruke digitale verktøy i ett enkelt byggeprosjekt. Digitale verktøy anskaffes, utvikles og implementeres for å endre måten vår å jobbe på i ALLE prosjekter. Hvis de digitale løsningenes suksess evalueres i enkeltprosjekter, så blir det som om hele kostnaden ved utviklingen av lastebiler, skal kostnadsføres i det første prosjektet der man gikk fra hestetransport til lastebil…

Svar:  Utviklingskostnadene kan ikke belastes et enkelt prosjekt. Den deles på flere virksomheter gjennom betaling av lisenser, men tilpasningen og bruken av en etablert løsning synes jeg hører hjemme der. Vi snakker da om gjenbruk og eventuelle implementeringskostnader for byggeprosjektet.

 

S/K: Og ha med folk som kan læring.

Svar:  … og som ikke baserer seg på utdatert beste praksis.