ZOOM-møter arrangert av Prosjekt Norge/NTNU er trygt å bruke

Det har vært en del omtale i media om tjenesten Zoom og sikkerhetshull. Gratisversjonen (skyversjonen) av Zoom som omtales er ikke den samme som den versjonen NTNU bruker.

Zoom brukes til videokonferanser, undervisning og eksamen ved NTNU. NTNU har en egen installasjon som er levert via Uninett AS, og tjenesten er konfigurert med tanke på informasjonssikkerhet og personvern. Uninett har god informasjon om dette på sine nettsider.

NTNUs Seksjon for digital sikkerhet har vurdert tjenesten og ser ingen grunn til at ansatte og studenter skal slutte å bruke NTNUs installasjon av Zoom. Se også informasjon fra Uninett: Uninetts Zoom-installasjon er trygg.

Det er lisensen til den som oppretter møtet som styrer hvor møtet teknisk blir avholdt. Når Prosjekt Norge inviterer til et møte så vil dette bli på NTNUs servere her i Norden, og vi har derfor full kontroll på GDPR og liknende.

 Har du installert Zoom bør du likevel følge oppdateringene: Logg deg på Zoom. Klikk på din profil øverst i høyre hjørne. Klikk "Check for updates"


Månedsblikket mars 2020

Her får du den komprimerte oversikten over hva som skjer i Prosjekt Norge for tiden:

Marsutgaven av Månedsblikket med nyhetsoppdateringer og aktuelle arrangementer.

Med ønske om en god og helsebringende påske til alle venner av Prosjekt Norge.


Corona-pandemien: Skanskas informasjonsfilm fra PNB-anlegget

Stor takk til Skanska som lar oss dele deres ferske informasjonsfilm i forbindelse med Coronasituasjonen på anlegget for Politiets Nasjonale Beredskapsenter:


Corona-pandemien og fysisk drift av byggeplasser - erfaringer og utfordringer. Digital DelingsArena 02.04.20

Stor takk til Tanja Halonen Dugstad, underdirektør byggherreavdelingen i Statsbygg, og Kristen Vollestad, visepresident i prosjektledelse og risikostyring i Skanska, som delte sine erfaringer på Prosjekt Norges Digitale DelingsArena i forbindelse med Corona-pandemien.

Krisen kom først snikende på de fleste av oss, og alvoret slo for mange inn først da statsministeren de 13. mars stengte ned store deler av Norge.  Det var nok flere som måtte kaste seg rundt i forhold til drift av bl.a. byggeplasser. Hvilke forholdsregler måtte man ta i forhold til smitte og smittede? Skulle man ha drift i det hele tatt?  Hva med kontrakter og Force Majoure?  Disse og mange andre spørsmål ble plutselig aktuelle.

Det viser seg at man på kort tid har klart å tilpasse seg den nye virkeligheten. Ikke minst på grunn av et utvidet samarbeid på tvers.  Dette har virkelig blitt tiden for samhandling i stor skala og det ser ut til å være en suksessfaktor for å holde hjulene i gang.  Både Statsbygg og Skanska føler på samfunnsansvaret ved å opprettholde prosjekter og bidra til en så tilnærmet normal situasjon som mulig. Ikke minst gjelder det å holde økonomien i gang for aktører og ansatte.

Det er viktig å være raus og vise omtanke i forhold til at vi nå alle har fått en ny arbeidssituasjon, og at folk har forskjellige utgangspunkt bl.a. i forhold til familiære utfordringer under pandemien. Bedriftshelsetjenesten er naturlig nok en viktig aktør i disse tider.

Spesielt oppdatert og lett tilgjengelig informasjon er et viktig virkemiddel i den krisesituasjonen vi står oppe i. Se eget innlegg med Skanskas interne informasjonsfilm, som vi har fått lov til å dele.

 

 

 


Corona-pandemien: Raske Rambøll har utviklet en spillbasert smitteapp

Corona-aktuelt: På halvannen uke har Rambøll utviklet en spillbasert smitteapp: ForeBYG Smitte

Den kan lastes ned på Appstore. Appen oppdateres fortløpende og er basert på FHI sine retningslinjer.

Prosjekt Norge har testet den ut, og kan absolutt anbefale denne appen. Les mer på bygg.no.


Kaffemaskinprat - åpen tirsdag og torsdag kl 11 til 12

Ta med kopp og kaffe og stikk innom Prosjekt Norges virtuelle kaffemaskin for en kjapp prat eller hør hva som skjer rundt omkring.

I disse hjemmekontortider etablerer Prosjekt Norge et møtested for våre partnere i portalen Zoom, på tirsdager og torsdager mellom 11.00 og 12.00. Denne uka blir et forsøk, så ser vi på oppslutningen om vi skal videreføre dette etter påske.

Vi har kalt møtestedet for «Kaffemaskina» hvor det bare er å klikke på Zoom-linken nedenfor og gå inn for å se om det er noen man kan slå av en prat med. Samtidig blir det jo muligheter for å kaste frem både tanker og ideer i et uformelt forum. Vi håper også at dette kan ha en viss sosialfunksjon.

Join Zoom Meeting

https://NTNU.zoom.us/j/140271111

Meeting ID: 140 271 111

Join by SIP

140271111@109.105.112.236

140271111@109.105.112.235

Join by H.323

109.105.112.236

109.105.112.235

Meeting ID: 140 271 111

Join by Skype for Business

https://NTNU.zoom.us/skype/140271111

 


Erfaringer med digitale oppgaver i ny hverdag med konstant hjemmekontor

Prosjekt Norge arrangerte et erfaringsdelings-møte med fokus på digitale utfordringer for å opprettholde drift av prosjekter i den pågående pandemien.  Det ble registrert i overkant av 40 deltakere på møtet som denne gang ble avholdt i Teams.

 

Kjersti Dunham delte erfaringer fra Norconsult.  Det meste har hittil gått mye bedre enn forventet.  Utfordringen med tilstrekkelig datakapasitet ble løst med at man får dobbel båndbredde med utnyttelse av kapasiteten på jobb og hjemme. De hadde også gjennomført  en rimelig fersk oppgradering av alle sine datasystemer, noe som nok bidro til en rimelig smertefri overgang til ny digital hverdag fra hjemmekontorene. i tillegg besluttet de at man skulle gå over til Microsoft Teams, nærmest over natten.  Erfaringen er at Teams fungerer bedre enn Skype, bla.a i forhold hvor mye båndbredde som kreves.

 

Jon Lerheim fortalte om BI sine erfaringer med Zoom som verktøy til undervisning. Det måtte tas i bruk på et nystartet masterprogram med 35 deltakere fra mange forskjellige land. Dette hadde fungert over all forventning. BI har et godt teknisk støtteapparat som også bidro sterkt til suksessen. Familiariseringen mellom deltakerne, som ikke hadde truffet hverandre før, fungerte også overraskende bra. Man arrangerte også gruppearbeid i egne "grupperom" og paneldebatt som gikk knirkefritt.

 

Per Mathisen fra Statsbygg delte sine erfaringer fra et byggeprosjekt i Tromsø hvor alle prosjekteringsmøter har foregått på Skype, med 10 forskjellige lokasjoner i landet. Deling av dokumenter og at tegninger ligger fremme gjør at man har mye større fokus på det som er relevant for den enkelte. Man kan gjøre flere ting samtidig uten at det utfordrer konsentrasjonen på samme måte som fysiske møter. En anne fordel er at man kan hkte på de som er mer perifere og orientere dem uten at de er sentrale deltakere i møtet.

 

Jarle Martinsen fra Equinor har lang erfaring i digitale møter og kurs, både nasjonalt og worldwide. Internasjonalt er erfaringen at Zoom kan stoppes av brannmurer i selskap som ikke har lisens på Zoom, men Teams fungerer bedre i den forbindelse. Teams går 100% i sky, noe som gjør deling enklere. Gruppearbeid er lettere å sette opp i Zoom, men man kan lage grupper ved å sette opp egne grupper/channels i Teams, slik for eksempel:

  • Gruppeoppgave med tre grupper på 5 personer; Alle logger av «team video» går inn i sin channel og starter en separat «channel call pr. gruppe»
  • Oppsummering; alle går «ut av channel» og tilbake til «team video», dette kan også gjøres vet at de får en mail fra facilitator om å forlate grupperommet og gå tilbake Teams video

Facilitator og foreleser har tilgang på alt og kan gå mellom channels og "chatte" med alle på en gang» eller "channel for channel"

Det går også an å lage «Live sessions» der bare presenters og facilitator er synlige med bilder/video og resten blir med via en link der de ikke vises på andre måter enn via Q/A funksjonen. Hvis en bruker opptaks-funksjonen kan da deltagerne velge å være med live, eller se det i ettertid. Det kan være greit å bruke når et budskap (lite interaktivt) skal presenteres til mange og det ikke skal være dialog, bare spørsmål fra de som ser på.

Hovedutfordringen ser ut til å være båndbreddekapasitet og presset nett

  • Generelt: Slå av programmer etc som stjeler båndbredde
  • Sjekk om IT-avdelingen kan doble båndbredde ved kontor/hjemme-deling
  • Teams  o.l. - slå av kamera og speaker når du ikke snakker/deler
  • Zoom - dersom din organisasjon ikke har lisens; last ned programmet på forhånd
  • Koble PC direkte til routeren med egen kabel som kjøpes billig p f.eks Elkjøp. Funker veldig bra for de som f eks bor i blokk. Eventuelt sette opp sin egen router.

Struktur og forberedelser er ekstra viktig i forhold til digitale møtearenaer

  • Formålet med møtet må være tydelig.
  • Bruk strukturen fra styremøter. Skille mellom hva som er  diskusjonstema og hva som er beslutningssaker.
  • Oppsummering og Plus/Delta på slutten av møtene; hva var bra - hva må vi forbedre til neste gang. Verktøy for avstemninger kan f.eks. være  Mentimeter og Slide.
  • Sett opp aksjons-liste i stedet for referater - sett av noen minutter til det i oppsummeringen
  • Opprett en struktur på hvem som skal gjøre hva i møtene
  • Ta med tekniske assistenter på store møter
  • Vurder egen fasilitator-rolle som bl.a. kan samle spørsmål fra Chat og lese de høyt til slutt eller i pauser
  • Husk generelt også pauser i digitale møter
  • Ved åpne spørsmål - ikke forvent svar med en gang - gi deltakerne tid til å komme på banen

Fordeler med digitale møter?

  • Totalentrepriser - mange av de prosjekteringen er ikke ute på byggeplass - digitale møtearenaer kan bygge bro mellom byggherre og totalentreprisene
  • En del sitter med fagdisipliner rundt omkring i landet - kan det digital rommet redusere avstanden her?

Digital kommunikasjon fremover?

Temaet er høyaktuelt nå fremover, og Prosjekt Norge planlegger derfor en fortsettelse av denne seansen med erfaringsutveksling over påske med bla førsteamanuensis i digital kommunikasjon: Donatella De Paoli, BI.


Opptak fra webinar om Forutseende sikkerhethetsindikatorer i byggebransjen

Fredag 13. mars startet BAE-programmet i Prosjekt Norge sin ferske webinarserie med formidling  av spennende og nyttig forskning innen prosjektledelse, -prosesser og -styring. Først ute var Eirik Albechtsen, professor ved IOT/NTNU.

På vår youtubekanal kan du se opptaket fra dette webinaret.

Prosjektet Forutseende sikkerhetsindikatorer i byggebransjen er delvis finansiert fra Prosjekt Norge.

Neste webinar blir kl 14:00 på fredag 27.03. Du finner mer informasjon i aktivitesoversikten vår.